Procedimiento de Adquisiciones

DEFINICIONES

Adquisición.- El proceso de adquisición se fundamenta en criterios de calidad y cantidad de materiales requeridos por los programas académicos de la institución. La adquisición se logra a través de la compra o donación.

Responsabilidades.- El área de adquisiciones de la Biblioteca es responsable de llevar a cabo este trámite entre la academia y ante el departamento de adquisiciones de la Universidad.

Criterios de adquisición.- Los acervos físicos, electrónicos y digitales de la Biblioteca están en función de los requerimientos de los programas de estudio que oferta la universidad, para satisfacer las necesidades de información de su comunidad universitaria. Asimismo buscan dar cumplimiento a los estándares propuestos por instancias acreditadoras o certificadoras de dichos programas.

Presupuesto.- La Biblioteca recibe un presupuesto anual de la Dirección de Apoyos Académicos para la adquisición de material bibliográfico y digital. Este presupuesto se distribuye de acuerdo al Plan Anual de Presupuesto.

INDICACIONES A CONSIDERAR

  • Se dará prioridad a los nuevos programas y se cubrirán los primeros semestres de éstos, de forma tal que cada año se destine un presupuesto para que en un período de cinco años esté cubierto en su totalidad.
  • La cantidad de títulos a comprarse será de al menos un ejemplar, a reserva de que se justifiquen las razones para adquirir más ejemplares.
  • La biblioteca privilegiará la adquisición de materiales que propicien la investigación y el estudio de fuentes especializadas. La biblioteca no será un depósito de libros de textos, pues se propiciará que el estudiante vaya conformando su biblioteca personal con dichos materiales básicos.
  • La biblioteca adquirirá principalmente los materiales publicados en español y en inglés. La solicitud de material en otro idioma dependerá de su justificación.
  • Sólo se comprarán los libros editados durante los 5 últimos años a excepción de obras literarias o históricas.
  • Los materiales de consulta serán seleccionados por el director de la biblioteca.

PROCEDIMIENTO

  • Los directores académicos de cada licenciatura o posgrado enviarán las solicitudes de materiales a adquirirse, esto con base en sus programas de estudio vigentes en formato autorizado por biblioteca el cual contiene los siguientes campos. (Ver Formato de Bibliografía).
    • Clave de la materia.
    • Prioridad
    • Semestre.
    • Clave de la asignatura
    • Nombre de la asignatura
    • Título del libro
    • Autor
    • Editorial
    • Año
    • Edición
  • El director del área recibe los listados de los materiales para la compra que le envían los directores de programas.
  • Una vez recibidos, el área de adquisiciones revisa que se hayan incluido todos los campos solicitados.
  • Se hace la búsqueda en el catálogo Primo para identificar existencias en el acervo de la biblioteca.
  • De no tener ningún ejemplar en ninguna edición, se procede a cotizar el material con los proveedores.
  • Recibida dicha cotización se realiza un análisis para la adquisición (precio y prioridad) con base en el presupuesto asignado a cada programa.
  • El director de biblioteca autoriza el monto destinado a los programas académicos.
  • Se captura la requisición de compra a través de Unisoft para que lo autorice el departamento de adquisiciones de la universidad.
  • El proveedor recibe la orden de compra a través del portal de Unisoft y procede a surtir los materiales solicitados.
  • Si el proveedor tiene comentarios sobre las ediciones los hace llegar (por ejemplo, ediciones agotadas, ediciones inexistentes, ediciones por salir a venta, etc.) y a su vez el área de adquisiciones los reenvía al solicitante.
  • La biblioteca recibe los ejemplares encargados y notifica al departamento de adquisiciones de la universidad dicha recepción.
  • El proveedor procede a ingresar su factura en el sistema Unisoft y se genera la fecha de su pago.
  • Se asigna el número de adquisición a los materiales y se ingresan al sistema Aleph para proceder a la catalogación correspondiente.
  • Se le notifica al director del programa sobre los títulos adquiridos y la fecha probable en que estarán a disposición de los usuarios.